Functieomschrijvingen serviceposities IG 598

Algemene functieomschrijving
– De service wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, daarna wordt iemand opnieuw ingestemd.
– Er kan gekozen worden voor een stageperiode (zelf te bepalen)
– Maximaal dezelfde servicepositie voor 3 jaar.
– 1 persoon kan maximaal 1 functie vervullen.
– Als een functie open is, dan is hij open en kan hij niet door iemand anders ingevuld
worden.
– Minimaal 1 jaar in ACA en kennis van de 12&12.
– Woont zoveel mogelijk de IG-vergaderingen bij, op deze manier bouwen wij aan
continuïteit, veiligheid en eenheid in de IG.
– Heeft al eerder (2 a 3 keer) IG-vergaderingen bijgewoond.
– Werkt aan de stappen met een sponsor of fellow traveler.
– Heeft een eigen ACA-mail en is verantwoordelijk voor het inlezen en beantwoorden
hiervan en probeert ACA zoveel mogelijk hiervan op de hoogte te houden.

Secretaris
– Maakt de notulen tijdens de IG-vergadering en werkt ze uit.
– Zorgt voor de verspreiding van de notulen en de agenda van de eerstvolgende
vergadering.
– Maakt de agenda voor de komende IG-vergadering.
– Stuurt emails bestemd voor andere IG-leden door.
– Is aanwezig op de IG-vergaderingen
– Heeft contact met WSO en EU (indien wenselijk)
– Maakt updates van de actie/contactlijst
– Houdt alle overige administratieve zaken bij.
– Houdt bij welke groepen er zijn en welke stemgerechtigd zijn.
– Houdt de serviceperioden van de IG-leden bij.
– Beantwoordt alle inkomende mail op het aca.intergroup.nl@gmail.com account.

Voorzitter
– Zit de ACA Intergroepvergadering voor.
– Zorgt voor veiligheid en eenheid in de groep.
– Zorgt ervoor dat het principe van eenheid en de tradities gewaarborgd zijn.
– Communiceert met de secretaris over de agendapunten.
– Werkt vanuit het format en herinnert de leden aan de richtlijnen van commitment of
service, pagina 601 BRB.
– Is aanwezig op de intergroepvergaderingen
– Opent en leest en behandelt ACA-mail.
– Beantwoordt alle inkomende mail op de eigen ACA-mail account.

Penningmeester
– Beheert de ACA-bankrekening, deze staat op persoonlijke naam samen met nog
iemand anders van de IG.
– Geeft openheid van zaken, door middel van een overzicht van de bij- en
afschrijvingen.
– Betaalt rekeningen. Staat hierover in contact met andere IG-leden, die hun
declaraties kunnen indienen. Onkosten worden in overleg vergoed en ziet erop toe
dat er gekozen is voor de goedkoopste manier van reizen bijvoorbeeld dmv
carpoolen of openbaar vervoer.
– Betaalt tevens rekeningen van buitenstaanders, bijv. de huur van de vergaderruimte
of de kosten van een locatie voor een evenement. Ook hier in overleg en ziet toe om
de bankkosten te beperken dmv bijvoorbeeld niet elke dag in te loggen en betalingen
te verrichten.
– Is aanwezig op de IG-vergaderingen.
– Opent en leest ACA-mail.
– Ziet erop toe, dat er voldoende reserve is. Maakt een budget.
– Geeft op elke IG-vergadering een financieel rapport over de afgelopen periode.
– Beantwoordt inkomende mail: aca.intergroup.nl.treasurer@gmail.com

Literatuurpersoon
– Bestelt boeken/folders en muntjes/medaillons bij de WSO
– Betaalt douanekosten en ontvangt boeken ca elke 2 maanden
– Heeft ruimte om de boeken droog en veilig op te slaan
– Houdt een lijst bij van de inventaris en van de prijzen
– Is aanwezig op de IG-vergaderingen
– Opent en leest ACA-mail, oa ivm bestellingen
– Antwoord vragen mbt literatuur, soms ook van nieuwkomers
– Bestellingen samenstellen en klaarmaken om te versturen (een PostNL kantoor
dichtbij in de buurt is hierbij handig
– Kent prijzen van dozen en verzending
– Verkoopt literatuur op ACA-evenementen/retreat
– Contact met penningmeester over betalingen van de boeken en betaling van de
douanekosten
– Op elke IG-vergadering een rapport geven over afgelopen periode.
– Beantwoordt inkomende mail: aca.intergroup.nl.literature@gmail.com

Webmaster
– Houdt veranderingen in de meetinglijst bij op de website.
– Zet andere informatie, bijvoorbeeld betreffende een retreat of evenement, op de
website.
– Heeft overleg met de Intergroep over wat op de website te plaatsen
– Eventueel het vernieuwen van de website, dit in samenwerking met andere mensen
in een commissie.
– Is aanwezig op de intergroepvergaderingen
– Opent en leest ACA-mail, oa ivm wijzigingen.
– Het technisch ondersteunen van vergaderingen of meetings, bijv. met skype
– Beantwoordt inkomende mail: aca.webmaster.nl@gmail.com

Vertaal coördinator
– Stuurt (vertaal)team aan
– Corrigeert vertalers waar nodig
– Voegt de verschillende taken (bijv. een deel van een boek) samen
– Is op de hoogte van de richtlijnen van de WSO en communiceert deze naar de
vertalers.
– Is aanwezig op de IG-vergaderingen
– Geeft elke IG-vergadering een rapport over de afgelopen periode
– Weet de essentie van de tekst om te zetten in een andere taal. (Glossary)
– Beheert en zorgt dat alles op de googledrive staat en dat de secretaris ook hier de
inloggegevens van heeft zodat ACA ten allertijden hier toegang tot heeft.
– Werkt vanuit ACA-oogpunt en met standaard vertaal woordenlijst, overlegt altijd
met IG voordat er beslissingen worden genomen.
– Zorgt dat de vertalingen goed gekeurd worden bij de WSO
– Is betrokken en levert offertes aan voor het drukken van het materiaal. Bespreekt dit
met de IG.
– Beantwoordt inkomende mail: aca.vertalingen.nl@gmail.com

Event coördinator
– Is betrokken bij het organiseren van evenementen zoals bijv. een retreat of ACA-dag
– Geeft leiding aan commissies en helpt hen met vragen
– Houdt een eventueel draaiboek bij en waar nodig past deze aan.
– IG bepaalt het budget voor verschillende activiteiten. Event coördinator doet een
voorstel voor een offerte aanvraag.
– Geeft een rapport over de activiteiten.
– Is aanwezig op IG-vergaderingen
– Opent en leest ACA-mail.
– Geeft aan wat IG GRS aan hun groepen kunnen doorgeven
– Verspreidt foldermateriaal en informatie over evenementen, niet alleen hier in
Nederland, maar ook internationaal.
– Beantwoordt alle inkomende mail op de eigen ACA-mail account.

ACA EU/WSO Group Representative
1. Attends monthly teleconference/zoom meetings.
2. Makes concerns and questions of meeting known to ACA WSO/EU.
3. Continues to offer support to ACA WSO/EU or communicate service needs to the
meeting.
4. Distributes information collected to the meetings (events, news, literature, etc.).
5. Beantwoordt alle inkomende mail op de eigen ACA-mail account.